35 tys. zł dla Piasta i luka w rozliczeniu. RIO wskazała, czego urząd nie dopilnował

Sprawa dotyczy 35 tys. zł przyznanych na popularyzację sportu rekreacyjnego i kultury fizycznej wśród mieszkańców miasta i gminy. Umowę nr 8/2025 zawarto 27 lutego 2025 roku. Dotację i sposób jej rozliczenia kontrolerzy opisali w wystąpieniu pokontrolnym z 19 sierpnia 2026 roku, opublikowanym we wrześniu.

Najważniejsze ustalenie znajduje się w części dotyczącej współpracy z organizacjami pozarządowymi. Złożone przez stowarzyszenie sprawozdanie końcowe nie zawierało zestawienia faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Zdaniem RIO uniemożliwiało to ustalenie dat wydatkowania środków oraz pełną ocenę prawidłowości wykorzystania dotacji.

Pięć faktur sprawdzonych przez urząd

W wyjaśnieniu przytoczonym w dokumencie urząd wskazał, że zadanie oceniano przez osiągnięte rezultaty. Według urzędu zrealizowano co najmniej 90 procent założonych celów, a organizacja dostarczyła materiały służące monitorowaniu wykonania zadania.

Urząd przedstawił także informację o kontroli próby pięciu faktur. Sprawdzano odbiorcę dokumentu, związek wydatku z zadaniem, daty wystawienia i zapłaty, kwalifikowalność kosztu oraz poprawność formalną i rachunkową. To opis czynności, na które samorząd powołał się wobec kontrolerów.

RIO wskazała jednak na brak dotyczący całego rozliczenia: zestawienia dokumentów księgowych w sprawozdaniu końcowym. Kontrola kilku wydatków i ocena wykonania zajęć nie zamknęły więc sprawy prawidłowego udokumentowania dotacji.

Publiczne pieniądze wymagają kompletnego rozliczenia

To rozróżnienie ma znaczenie dla każdej organizacji korzystającej z gminnych środków. Jedna część rozliczenia opisuje wykonane zadanie i jego rezultaty. Druga pozwala prześledzić wydatki: ich kwoty, dokumenty i daty. Przy dotacji z budżetu mieszkańców potrzebne są obie.

Odpowiedzialność obejmuje stowarzyszenie składające sprawozdanie, ale również urząd, który je weryfikuje. Ustalenie RIO dotyczy właśnie skuteczności tej kontroli. Przyjęcie dokumentów powinno kończyć sprawdzenie pieniędzy, a nie pozostawiać lukę, którą dopiero później wykaże zewnętrzna kontrola.

Burmistrz polecił dokładniejszą weryfikację

Po wystąpieniu RIO burmistrz wydał 15 września zarządzenie pokontrolne. W paragrafie 9 polecił rzetelną weryfikację rozliczeń dotacji, także pod kątem ewentualnych podstaw do żądania zwrotu środków. Za wykonanie wskazano Katarzynę Zaremską, zajmującą się współpracą z organizacjami pozarządowymi.

To konkretna odpowiedź organizacyjna na ustalenia kontroli: urząd ma dokładniej sprawdzać rozliczenia pieniędzy przekazywanych poza własne jednostki. Dla mieszkańców miarą poprawy będzie komplet dokumentacji i konsekwentne stosowanie tych samych zasad wobec wszystkich dotowanych organizacji.

W tej sprawie stawką jest 35 tys. zł i standard nadzoru nad wspólną kasą. Sport może być wartościowym celem wydatku. Właśnie dlatego jego finansowanie powinno wytrzymać zwykłe, rzeczowe sprawdzenie rachunków.